Asip Visual

- Manajemen arsip Audio Visual adalah pengelolaan arsip dalam bentuk citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara dalam rangka pencapaian tujuan organisasi atau perusahaanManajemen Arsip AV merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan manajemen arsip / daur hidup arsip.  meliputi : creation, maintenance and use, hingga disposition /disposal /penyusutan.
- Arsip AV adalah informasi terekam dalam bentuk media citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan.

PENATAAN ARSIP AUDIO-VISUAL
Tujuan penataan arsip AV:
menyatukan kesatuan informasi arsip;
memudahkan penemuan kembali informasi arsip dengan cepat, tepat dan lengkap
mengamankan arsip, baik fisik maupun informasinya;
memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
Dua hal yang saling berkaitan dalam penataan informasi arsip :
a. penanganan yang bersifat teknik (Technical handling
b. penanganan yang bersifat intelektual (intelectual handling)

Penataan informasi meliputi : pendaftaran, penyusunan data informasi, penyusunan indeks informasi, pembuatan abstraksi dan transkripsi

PENATAAN AAV AKTIF
Prosedur penataan AAV meliputi :
Pemeriksaan;
Penentuan kode klasifikasi
Klasifikasi arsip adalah penggolongan arsip secara logis dan sistematis yang digunakan sbg dasar dalam penataan berkas;
Kode klasifikasi arsip adalah bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk huruf, angka atau gabungan keduanya, yang berfungsi sebagai penentuan letak berkas ditempat penyimpanan nya

PENENTUAN INDEKS DAN PELABELAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Indeks adalah tanda pengenal arsip atau berkas;
- Indeks dapat berupa nama orang, tempat, perusahaan, masalah (klasifikasi), angka (kode klasifikasi), nama barang, dsb.
- Penentuan indeks adalah menentukan indeks atau kata tangkap arsip yang terkandung di dalamnya,
- indeks ditulis dengan bahasa atau kata-kata yg sederhana dan mudah diingat;
- Pelabelan  menuliskan indeks yang telah ditentukan, sebagai judul berkas yang ditulis pada folder/map/guide

PENULISAN LABEL
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dlm penulisan label:
- Penempatan label tidak boleh mengganggu mesin atau alat baca dari mesin AV ybs.
- Hindarkan penggunaal label yang tebal;
- Hindarkan menulis label dengan menggunakan arsip sbg alas untuk menulis;
- Gunakan label yang tidak mudah lepas, daya rekatnya cukup kuat;
- Jika dimungkinkan, bentuk label sudah di cetak dgn unsur informasi yang diperlukan sesuai kebutuhan
Pilih dan gunakan tinta yang tidak mudah luntur yang dapat mengakibatkan pencemaran thd arsipnya.

MEMBUAT DAFTAR ISI FILE
- Daftar yang memuat isi atau data teknis dari sebuah kelompok arsip audio visual;
- Daftar isi file dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi;
- Biasanya berupa lembaran formulir berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal -- peristiwa, time code in/out (untuk video) atau track (kst audio), isi (keterangan), dsb;
- Sebaiknya merupakan deskripsi yang ditulis oleh si pembuat arsip AV pada saat penciptaannya;
- Deskripsi arsip AV adalah gambaran informasi secara menyeluruh dari suatu arsip atau kelompok arsip;
- Output dari penataan informasi adalah sarana jalan masuk atau sarana untuk penemuan kembali arsip apapun bentuknya baik manual maupun otomatis dengan bantuan mesin/ komputer sebagai alat

TEKNIK PENDESKRIPSIAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Mencatat data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip, format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan;
- Mencatat data yang bersifat intelektual meliputi data yang berkaitan dengan apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku), yang diwawancara), dimana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan (produksi), dsb.