PROGRAM ARSIP VITAL
Pengertian
Vital: sangat penting (KBBI, Jakarta 1988
Arsip : Record is recorded information in any form (AS 4390-1996)
Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensil yg mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat dan harus dilindungi karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan,konsumen dan masyarakat (Ira Penn)
Arsip Vital: Arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi
Arsip vital jika musnah tidak dapat diganti seperti aslinya
* Perkembangan
Terjadinya musibah tsunami dan bencana alam lainnya, menyebabkan banyak arsip vital rusak dan musnah
Perhatian terhadap arsip terutama arsip vital mulai meningkat
SE Menpan RI Nomor :SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor:06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital terhadap Musibah/Bencana
* Perlakuan
Vital=Perlu perlindungan khusus
Contoh anggota tubuh manusia
Meminimalkan faktor kerusakan
Perlindungan arsip vital dimulai sejak penciptaan arsip vital
Melaksanakan Program arsip vital
Program Arsip Vital: Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi perencanaan, pengelolaan dan perlindungan jika terjadi bencana
* Unsur Arsip Vital
Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
Harus ada demi menjamin keabsahan hak dan kewajiban lembaga
Tetap diperlukan untuk peninjauan status hukum/keuangan organisasi
Harus ada demi kebutuhan rekonstruksi organisasi
* faktor 2
Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital
Faktor fisika: suhu/panas, sinar
Faktor kimia: bahan pembuat kertas (asam, lignin)
Faktor biologi: jamur, binatang pengerat, rayap
Faktor bencana alam: banjir, gempa, tsunami, kebakaran
Faktor manusia: kelalaian
Identifikasi Arsip Vital
1. Analisa organisasi/institusi
Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi
Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan utuk membangun kembali informasi/arsip
Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
Bila salah pemanfaatan , kegiatan lambat,
Selalu berhub. dg kebijakan yg menentukan
Bila rusak/ hilang, organisasi menghentikan kegiatannya dan tidak dapat diganti Klasifikasi Arsip menurut Esensinya
Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas 1
Contoh: sertifikat tanah, personal file, hak paten, daftar pemegang saham, ART, formula suatu obat, medical record
2. Arsip Penting
Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang bisa diganti dg biaya mahal
Biasa disebut arsip kelas dua
Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan
Lanjutan:
laporan keuangan, surat perintah, data bank pd komputer
3. Arsip Berguna
Diperlukan bagi kelanjutan operasional
Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas tiga
Contoh: pesanan-pesanan, rekening bank, korespondensi
4. Arsip tidak Berguna
Berguna untuk kepentingan sesaat
Segera musnah setelh ada tindak lanjut
Biasa disebut arsip kelas empat
Contoh: undangan, ucapan terima kasih, iklan
Perencanaan Arsip Vital
Diperlukan jaminan dan dukunga pimpinan tertinggi, perhatian dan dana/anggaran
SDM masing-masing unit kerja- identifikasi arsip vital
Penentuan lokasi penyimpanan:di dalam atau luar organisasi
Penentuan metode perekaman data
Kertas: tahan 200-300 thn (alternatif pertama dl perekaman arsip vital
Pita : tahan 1s/d 7 tahun 9 (kerusakan: lengket)
Mikrofilm: jangka simpan lama, efisien (back up)
Media digital: disket, CD, VCD dst (fragile, tdk tahan lama) 10
Aspek- aspek Pengelolaan Arsip Vital
Seleksi dan prooteksi (analisa organisasi, analisa untung rugi (cost and benefit)
Penyajian dan pelayanan tepat waktu
Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jenis arsip vital (kriteria, perlindungan, penemuan kembali)
Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan, kode akses tertentu
Metode-metode Perlindungan
Penduplikasian (fotokopi, alih media)
Penyebaran/pemencaran (di beberapa lokasi terpisah)
Pemindahan ( ke vital record center)
Penyimpanan data pada tempat khusus: lemari besi tahan api, ruang khusus bawah tanah anti api, tahan gempa
Tujuan Pencegahan terhadap kerusakan
Mencegah kerusakan arsip vital secara efektif dan efisien
Mempermudah koordinasi dalam pelaks. tugas
Memperkecil gangguan thd kegiatan organisasi
Membatasi meluasnya kerusakan
Mencegah kerugian karyawan dan masyarakat
Melindungi hak milik organmisasi spt: sertifikat, saham, bukti kepemilikan-> disimpan di lemari besi
Memperkecil kerugian
Menjamin kelangsungan kegiatan organisasi
Lokasi tempat Penyimpanan
1. Dalam Lingkungan organisasi
* organisasi kecil: lemari tahan api
* organisasi besar: ruangan bawah tanah dengan konstruksi dan peralatan tahan api
2. Di Luar Lingkungan organisasi
* Efisien, murah dibanding di dlm organisasi
* Keamanan lebih terjamin
* Tanggung jawab petugas lebih jelas
Perhitungan pengamanan arsip vital: R=PxC
R= Resiko
P= Probability/ kemungkinanan terjadi ancaman
C= Cost
Penyebab Kebocoran Informasi
1. Faktor Luar (Extern)
- Godaan (janji materi, teror, ancaman)
2. Faktor Dalam (Intern)
- Kurangnya sarana pengaman
- Ketidakjelasan tanggung jawab
- Kelemahan prosedur pelayanan
Tujuan pengamanan informasi:
- Tidak pudar, bisa dibaca oleh pengguna
- Tidak bocor, hanya diketahui yg berhak
- Tidak hilang
- Tidak dipalsukan
Pengamanan Arsip
Metode Perlindungan thd Bahaya Alam dan Manusia
Daftar Induk Arsip Vital
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianKepegawaian
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianUmum
Kesimpulan
Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis
Arsip vital perlu dilindungi dari bencana baik alam maupun akibat kecerobohan manusia
Rencana pencegahan bencana perlu disiapkan sedini mungkin
Metode perlindungan arsip vital meliputi penggandaan, pemencaraan, pemindahan
Program arsip vital dievaluasi tiap tahun
Rabu, 12 Maret 2008
Arsip Vital
PROGRAM ARSIP VITAL
Pengertian
Vital: sangat penting (KBBI, Jakarta 1988
Arsip : Record is recorded information in any form (AS 4390-1996)
Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensil yg mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat dan harus dilindungi karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan,konsumen dan masyarakat (Ira Penn)
Arsip Vital: Arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi
Arsip vital jika musnah tidak dapat diganti seperti aslinya
* Perkembangan
Terjadinya musibah tsunami dan bencana alam lainnya, menyebabkan banyak arsip vital rusak dan musnah
Perhatian terhadap arsip terutama arsip vital mulai meningkat
SE Menpan RI Nomor :SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor:06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital terhadap Musibah/Bencana
* Perlakuan
Vital=Perlu perlindungan khusus
Contoh anggota tubuh manusia
Meminimalkan faktor kerusakan
Perlindungan arsip vital dimulai sejak penciptaan arsip vital
Melaksanakan Program arsip vital
Program Arsip Vital: Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi perencanaan, pengelolaan dan perlindungan jika terjadi bencana
* Unsur Arsip Vital
Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
Harus ada demi menjamin keabsahan hak dan kewajiban lembaga
Tetap diperlukan untuk peninjauan status hukum/keuangan organisasi
Harus ada demi kebutuhan rekonstruksi organisasi
* faktor 2
Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital
Faktor fisika: suhu/panas, sinar
Faktor kimia: bahan pembuat kertas (asam, lignin)
Faktor biologi: jamur, binatang pengerat, rayap
Faktor bencana alam: banjir, gempa, tsunami, kebakaran
Faktor manusia: kelalaian
Identifikasi Arsip Vital
1. Analisa organisasi/institusi
Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi
Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan utuk membangun kembali informasi/arsip
Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
Bila salah pemanfaatan , kegiatan lambat,
Selalu berhub. dg kebijakan yg menentukan
Bila rusak/ hilang, organisasi menghentikan kegiatannya dan tidak dapat diganti Klasifikasi Arsip menurut Esensinya
Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas 1
Contoh: sertifikat tanah, personal file, hak paten, daftar pemegang saham, ART, formula suatu obat, medical record
2. Arsip Penting
Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang bisa diganti dg biaya mahal
Biasa disebut arsip kelas dua
Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan
Lanjutan:
laporan keuangan, surat perintah, data bank pd komputer
3. Arsip Berguna
Diperlukan bagi kelanjutan operasional
Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas tiga
Contoh: pesanan-pesanan, rekening bank, korespondensi
4. Arsip tidak Berguna
Berguna untuk kepentingan sesaat
Segera musnah setelh ada tindak lanjut
Biasa disebut arsip kelas empat
Contoh: undangan, ucapan terima kasih, iklan
Perencanaan Arsip Vital
Diperlukan jaminan dan dukunga pimpinan tertinggi, perhatian dan dana/anggaran
SDM masing-masing unit kerja- identifikasi arsip vital
Penentuan lokasi penyimpanan:di dalam atau luar organisasi
Penentuan metode perekaman data
Kertas: tahan 200-300 thn (alternatif pertama dl perekaman arsip vital
Pita : tahan 1s/d 7 tahun 9 (kerusakan: lengket)
Mikrofilm: jangka simpan lama, efisien (back up)
Media digital: disket, CD, VCD dst (fragile, tdk tahan lama) 10
Aspek- aspek Pengelolaan Arsip Vital
Seleksi dan prooteksi (analisa organisasi, analisa untung rugi (cost and benefit)
Penyajian dan pelayanan tepat waktu
Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jenis arsip vital (kriteria, perlindungan, penemuan kembali)
Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan, kode akses tertentu
Metode-metode Perlindungan
Penduplikasian (fotokopi, alih media)
Penyebaran/pemencaran (di beberapa lokasi terpisah)
Pemindahan ( ke vital record center)
Penyimpanan data pada tempat khusus: lemari besi tahan api, ruang khusus bawah tanah anti api, tahan gempa
Tujuan Pencegahan terhadap kerusakan
Mencegah kerusakan arsip vital secara efektif dan efisien
Mempermudah koordinasi dalam pelaks. tugas
Memperkecil gangguan thd kegiatan organisasi
Membatasi meluasnya kerusakan
Mencegah kerugian karyawan dan masyarakat
Melindungi hak milik organmisasi spt: sertifikat, saham, bukti kepemilikan-> disimpan di lemari besi
Memperkecil kerugian
Menjamin kelangsungan kegiatan organisasi
Lokasi tempat Penyimpanan
1. Dalam Lingkungan organisasi
* organisasi kecil: lemari tahan api
* organisasi besar: ruangan bawah tanah dengan konstruksi dan peralatan tahan api
2. Di Luar Lingkungan organisasi
* Efisien, murah dibanding di dlm organisasi
* Keamanan lebih terjamin
* Tanggung jawab petugas lebih jelas
Perhitungan pengamanan arsip vital: R=PxC
R= Resiko
P= Probability/ kemungkinanan terjadi ancaman
C= Cost
Penyebab Kebocoran Informasi
1. Faktor Luar (Extern)
- Godaan (janji materi, teror, ancaman)
2. Faktor Dalam (Intern)
- Kurangnya sarana pengaman
- Ketidakjelasan tanggung jawab
- Kelemahan prosedur pelayanan
Tujuan pengamanan informasi:
- Tidak pudar, bisa dibaca oleh pengguna
- Tidak bocor, hanya diketahui yg berhak
- Tidak hilang
- Tidak dipalsukan
Pengamanan Arsip
Metode Perlindungan thd Bahaya Alam dan Manusia
Daftar Induk Arsip Vital
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianKepegawaian
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianUmum
Kesimpulan
Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis
Arsip vital perlu dilindungi dari bencana baik alam maupun akibat kecerobohan manusia
Rencana pencegahan bencana perlu disiapkan sedini mungkin
Metode perlindungan arsip vital meliputi penggandaan, pemencaraan, pemindahan
Program arsip vital dievaluasi tiap tahun
Pengertian
Vital: sangat penting (KBBI, Jakarta 1988
Arsip : Record is recorded information in any form (AS 4390-1996)
Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensil yg mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat dan harus dilindungi karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan,konsumen dan masyarakat (Ira Penn)
Arsip Vital: Arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi
Arsip vital jika musnah tidak dapat diganti seperti aslinya
* Perkembangan
Terjadinya musibah tsunami dan bencana alam lainnya, menyebabkan banyak arsip vital rusak dan musnah
Perhatian terhadap arsip terutama arsip vital mulai meningkat
SE Menpan RI Nomor :SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor:06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital terhadap Musibah/Bencana
* Perlakuan
Vital=Perlu perlindungan khusus
Contoh anggota tubuh manusia
Meminimalkan faktor kerusakan
Perlindungan arsip vital dimulai sejak penciptaan arsip vital
Melaksanakan Program arsip vital
Program Arsip Vital: Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi perencanaan, pengelolaan dan perlindungan jika terjadi bencana
* Unsur Arsip Vital
Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
Harus ada demi menjamin keabsahan hak dan kewajiban lembaga
Tetap diperlukan untuk peninjauan status hukum/keuangan organisasi
Harus ada demi kebutuhan rekonstruksi organisasi
* faktor 2
Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital
Faktor fisika: suhu/panas, sinar
Faktor kimia: bahan pembuat kertas (asam, lignin)
Faktor biologi: jamur, binatang pengerat, rayap
Faktor bencana alam: banjir, gempa, tsunami, kebakaran
Faktor manusia: kelalaian
Identifikasi Arsip Vital
1. Analisa organisasi/institusi
Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi
Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan utuk membangun kembali informasi/arsip
Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
Bila salah pemanfaatan , kegiatan lambat,
Selalu berhub. dg kebijakan yg menentukan
Bila rusak/ hilang, organisasi menghentikan kegiatannya dan tidak dapat diganti Klasifikasi Arsip menurut Esensinya
Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas 1
Contoh: sertifikat tanah, personal file, hak paten, daftar pemegang saham, ART, formula suatu obat, medical record
2. Arsip Penting
Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang bisa diganti dg biaya mahal
Biasa disebut arsip kelas dua
Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan
Lanjutan:
laporan keuangan, surat perintah, data bank pd komputer
3. Arsip Berguna
Diperlukan bagi kelanjutan operasional
Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas tiga
Contoh: pesanan-pesanan, rekening bank, korespondensi
4. Arsip tidak Berguna
Berguna untuk kepentingan sesaat
Segera musnah setelh ada tindak lanjut
Biasa disebut arsip kelas empat
Contoh: undangan, ucapan terima kasih, iklan
Perencanaan Arsip Vital
Diperlukan jaminan dan dukunga pimpinan tertinggi, perhatian dan dana/anggaran
SDM masing-masing unit kerja- identifikasi arsip vital
Penentuan lokasi penyimpanan:di dalam atau luar organisasi
Penentuan metode perekaman data
Kertas: tahan 200-300 thn (alternatif pertama dl perekaman arsip vital
Pita : tahan 1s/d 7 tahun 9 (kerusakan: lengket)
Mikrofilm: jangka simpan lama, efisien (back up)
Media digital: disket, CD, VCD dst (fragile, tdk tahan lama) 10
Aspek- aspek Pengelolaan Arsip Vital
Seleksi dan prooteksi (analisa organisasi, analisa untung rugi (cost and benefit)
Penyajian dan pelayanan tepat waktu
Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jenis arsip vital (kriteria, perlindungan, penemuan kembali)
Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan, kode akses tertentu
Metode-metode Perlindungan
Penduplikasian (fotokopi, alih media)
Penyebaran/pemencaran (di beberapa lokasi terpisah)
Pemindahan ( ke vital record center)
Penyimpanan data pada tempat khusus: lemari besi tahan api, ruang khusus bawah tanah anti api, tahan gempa
Tujuan Pencegahan terhadap kerusakan
Mencegah kerusakan arsip vital secara efektif dan efisien
Mempermudah koordinasi dalam pelaks. tugas
Memperkecil gangguan thd kegiatan organisasi
Membatasi meluasnya kerusakan
Mencegah kerugian karyawan dan masyarakat
Melindungi hak milik organmisasi spt: sertifikat, saham, bukti kepemilikan-> disimpan di lemari besi
Memperkecil kerugian
Menjamin kelangsungan kegiatan organisasi
Lokasi tempat Penyimpanan
1. Dalam Lingkungan organisasi
* organisasi kecil: lemari tahan api
* organisasi besar: ruangan bawah tanah dengan konstruksi dan peralatan tahan api
2. Di Luar Lingkungan organisasi
* Efisien, murah dibanding di dlm organisasi
* Keamanan lebih terjamin
* Tanggung jawab petugas lebih jelas
Perhitungan pengamanan arsip vital: R=PxC
R= Resiko
P= Probability/ kemungkinanan terjadi ancaman
C= Cost
Penyebab Kebocoran Informasi
1. Faktor Luar (Extern)
- Godaan (janji materi, teror, ancaman)
2. Faktor Dalam (Intern)
- Kurangnya sarana pengaman
- Ketidakjelasan tanggung jawab
- Kelemahan prosedur pelayanan
Tujuan pengamanan informasi:
- Tidak pudar, bisa dibaca oleh pengguna
- Tidak bocor, hanya diketahui yg berhak
- Tidak hilang
- Tidak dipalsukan
Pengamanan Arsip
Metode Perlindungan thd Bahaya Alam dan Manusia
Daftar Induk Arsip Vital
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianKepegawaian
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianUmum
Kesimpulan
Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis
Arsip vital perlu dilindungi dari bencana baik alam maupun akibat kecerobohan manusia
Rencana pencegahan bencana perlu disiapkan sedini mungkin
Metode perlindungan arsip vital meliputi penggandaan, pemencaraan, pemindahan
Program arsip vital dievaluasi tiap tahun
Asip Visual
- Manajemen arsip Audio Visual adalah pengelolaan arsip dalam bentuk citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara dalam rangka pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan Manajemen Arsip AV merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan manajemen arsip / daur hidup arsip. meliputi : creation, maintenance and use, hingga disposition /disposal /penyusutan.
- Arsip AV adalah informasi terekam dalam bentuk media citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan.
PENATAAN ARSIP AUDIO-VISUAL
Tujuan penataan arsip AV:
menyatukan kesatuan informasi arsip;
memudahkan penemuan kembali informasi arsip dengan cepat, tepat dan lengkap
mengamankan arsip, baik fisik maupun informasinya;
memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
Dua hal yang saling berkaitan dalam penataan informasi arsip :
a. penanganan yang bersifat teknik (Technical handling
b. penanganan yang bersifat intelektual (intelectual handling)
Penataan informasi meliputi : pendaftaran, penyusunan data informasi, penyusunan indeks informasi, pembuatan abstraksi dan transkripsi
PENATAAN AAV AKTIF
Prosedur penataan AAV meliputi :
Pemeriksaan;
Penentuan kode klasifikasi
Klasifikasi arsip adalah penggolongan arsip secara logis dan sistematis yang digunakan sbg dasar dalam penataan berkas;
Kode klasifikasi arsip adalah bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk huruf, angka atau gabungan keduanya, yang berfungsi sebagai penentuan letak berkas ditempat penyimpanan nya
PENENTUAN INDEKS DAN PELABELAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Indeks adalah tanda pengenal arsip atau berkas;
- Indeks dapat berupa nama orang, tempat, perusahaan, masalah (klasifikasi), angka (kode klasifikasi), nama barang, dsb.
- Penentuan indeks adalah menentukan indeks atau kata tangkap arsip yang terkandung di dalamnya,
- indeks ditulis dengan bahasa atau kata-kata yg sederhana dan mudah diingat;
- Pelabelan menuliskan indeks yang telah ditentukan, sebagai judul berkas yang ditulis pada folder/map/guide
PENULISAN LABEL
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dlm penulisan label:
- Penempatan label tidak boleh mengganggu mesin atau alat baca dari mesin AV ybs.
- Hindarkan penggunaal label yang tebal;
- Hindarkan menulis label dengan menggunakan arsip sbg alas untuk menulis;
- Gunakan label yang tidak mudah lepas, daya rekatnya cukup kuat;
- Jika dimungkinkan, bentuk label sudah di cetak dgn unsur informasi yang diperlukan sesuai kebutuhan
Pilih dan gunakan tinta yang tidak mudah luntur yang dapat mengakibatkan pencemaran thd arsipnya.
MEMBUAT DAFTAR ISI FILE
- Daftar yang memuat isi atau data teknis dari sebuah kelompok arsip audio visual;
- Daftar isi file dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi;
- Biasanya berupa lembaran formulir berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal -- peristiwa, time code in/out (untuk video) atau track (kst audio), isi (keterangan), dsb;
- Sebaiknya merupakan deskripsi yang ditulis oleh si pembuat arsip AV pada saat penciptaannya;
- Deskripsi arsip AV adalah gambaran informasi secara menyeluruh dari suatu arsip atau kelompok arsip;
- Output dari penataan informasi adalah sarana jalan masuk atau sarana untuk penemuan kembali arsip apapun bentuknya baik manual maupun otomatis dengan bantuan mesin/ komputer sebagai alat
TEKNIK PENDESKRIPSIAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Mencatat data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip, format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan;
- Mencatat data yang bersifat intelektual meliputi data yang berkaitan dengan apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku), yang diwawancara), dimana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan (produksi), dsb.
- Arsip AV adalah informasi terekam dalam bentuk media citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan.
PENATAAN ARSIP AUDIO-VISUAL
Tujuan penataan arsip AV:
menyatukan kesatuan informasi arsip;
memudahkan penemuan kembali informasi arsip dengan cepat, tepat dan lengkap
mengamankan arsip, baik fisik maupun informasinya;
memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
Dua hal yang saling berkaitan dalam penataan informasi arsip :
a. penanganan yang bersifat teknik (Technical handling
b. penanganan yang bersifat intelektual (intelectual handling)
Penataan informasi meliputi : pendaftaran, penyusunan data informasi, penyusunan indeks informasi, pembuatan abstraksi dan transkripsi
PENATAAN AAV AKTIF
Prosedur penataan AAV meliputi :
Pemeriksaan;
Penentuan kode klasifikasi
Klasifikasi arsip adalah penggolongan arsip secara logis dan sistematis yang digunakan sbg dasar dalam penataan berkas;
Kode klasifikasi arsip adalah bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk huruf, angka atau gabungan keduanya, yang berfungsi sebagai penentuan letak berkas ditempat penyimpanan nya
PENENTUAN INDEKS DAN PELABELAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Indeks adalah tanda pengenal arsip atau berkas;
- Indeks dapat berupa nama orang, tempat, perusahaan, masalah (klasifikasi), angka (kode klasifikasi), nama barang, dsb.
- Penentuan indeks adalah menentukan indeks atau kata tangkap arsip yang terkandung di dalamnya,
- indeks ditulis dengan bahasa atau kata-kata yg sederhana dan mudah diingat;
- Pelabelan menuliskan indeks yang telah ditentukan, sebagai judul berkas yang ditulis pada folder/map/guide
PENULISAN LABEL
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dlm penulisan label:
- Penempatan label tidak boleh mengganggu mesin atau alat baca dari mesin AV ybs.
- Hindarkan penggunaal label yang tebal;
- Hindarkan menulis label dengan menggunakan arsip sbg alas untuk menulis;
- Gunakan label yang tidak mudah lepas, daya rekatnya cukup kuat;
- Jika dimungkinkan, bentuk label sudah di cetak dgn unsur informasi yang diperlukan sesuai kebutuhan
Pilih dan gunakan tinta yang tidak mudah luntur yang dapat mengakibatkan pencemaran thd arsipnya.
MEMBUAT DAFTAR ISI FILE
- Daftar yang memuat isi atau data teknis dari sebuah kelompok arsip audio visual;
- Daftar isi file dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi;
- Biasanya berupa lembaran formulir berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal -- peristiwa, time code in/out (untuk video) atau track (kst audio), isi (keterangan), dsb;
- Sebaiknya merupakan deskripsi yang ditulis oleh si pembuat arsip AV pada saat penciptaannya;
- Deskripsi arsip AV adalah gambaran informasi secara menyeluruh dari suatu arsip atau kelompok arsip;
- Output dari penataan informasi adalah sarana jalan masuk atau sarana untuk penemuan kembali arsip apapun bentuknya baik manual maupun otomatis dengan bantuan mesin/ komputer sebagai alat
TEKNIK PENDESKRIPSIAN ARSIP AUDIO VISUAL
- Mencatat data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip, format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan;
- Mencatat data yang bersifat intelektual meliputi data yang berkaitan dengan apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku), yang diwawancara), dimana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan (produksi), dsb.
Pengertian Kearsipan
Arsip adalah
a. Naskah2 yang dibuat dan diterima oleh lembaga2 negara dan badan2 pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah2 yang dibuat dan diterima oleh badan2 swasta dan / atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Bentuk Arsip ada 2 yaitu :
1.Arsip dinamis terbai 2 yaitu arsip aktif dan arsip in aktif
* Arsip Dinamis ad/ arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
* Arsip Aktif ad/ arsip yang secara langsung dan terus menerus dipergunakan dan diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi
* Arsip In Aktif ad/ arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun atau dipergunakan tidak langsung.
2. Arsip Statis ad/arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pengertian didalam Kearsipan
- Penataan berkas ad/ kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan susuai dengan sistem,tipe dan kegunaan arsip.
- Unit Kearsipan ad/ unit organisasi yang kegiatan pokoknya mengarah dan mengendalikan arsip aktif, serta menyimpan dan mengelola arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (unit kerja) dilingkungannya.
- Unit Pengolah, adalah satuan kerja melaksanakan salah satu fungsi organisasi.
- Pusat Arsip ad/ Gedung yang dipergunakan untuk pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan pelayanan jasa peminjaman arsip in aktif.
- Kode Klasifikasi ad/ sebagai tanda pengganti masalah dari berkas arsip yang berfungsi untuk membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya ataupun hirarki keterkaitan masalahnya.
dlll.
a. Naskah2 yang dibuat dan diterima oleh lembaga2 negara dan badan2 pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah2 yang dibuat dan diterima oleh badan2 swasta dan / atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Bentuk Arsip ada 2 yaitu :
1.Arsip dinamis terbai 2 yaitu arsip aktif dan arsip in aktif
* Arsip Dinamis ad/ arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
* Arsip Aktif ad/ arsip yang secara langsung dan terus menerus dipergunakan dan diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi
* Arsip In Aktif ad/ arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun atau dipergunakan tidak langsung.
2. Arsip Statis ad/arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pengertian didalam Kearsipan
- Penataan berkas ad/ kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan susuai dengan sistem,tipe dan kegunaan arsip.
- Unit Kearsipan ad/ unit organisasi yang kegiatan pokoknya mengarah dan mengendalikan arsip aktif, serta menyimpan dan mengelola arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (unit kerja) dilingkungannya.
- Unit Pengolah, adalah satuan kerja melaksanakan salah satu fungsi organisasi.
- Pusat Arsip ad/ Gedung yang dipergunakan untuk pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan pelayanan jasa peminjaman arsip in aktif.
- Kode Klasifikasi ad/ sebagai tanda pengganti masalah dari berkas arsip yang berfungsi untuk membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya ataupun hirarki keterkaitan masalahnya.
dlll.
Syarat2 Fungsional Arsiparis Depsos
1. Surat Usulan dari Sekertaris Itjen/Ditjen ke Kepala Biro Umum dengan dilengkapi Data Calon Arsiparis yang diusulkan
2. Foto copy Ijazah terakhir yang dilegalisir atasan
3. Foto copy SK 80%
4. Foto copy SK 100%
5. Foto Copy SK terakhir
6. Foto copy KARPEG
7. Foto Copy DP3
8. Sertifikat/SK pernah ikut Diklat/Seminar tentang Kearsipan (kalau ada)
2. Foto copy Ijazah terakhir yang dilegalisir atasan
3. Foto copy SK 80%
4. Foto copy SK 100%
5. Foto Copy SK terakhir
6. Foto copy KARPEG
7. Foto Copy DP3
8. Sertifikat/SK pernah ikut Diklat/Seminar tentang Kearsipan (kalau ada)
Kearsipan
Arsiparis sangatlah penting didalam kantor baik itu pemerintahan ataupun swasta,kita lihat saja disetiap kantor pasti ada namanya kertas (nama kerennya file or arsip), setiap harinya kantor disibukkan dengan file dan disitulah file atau berkas tertata dengan sistem apa ? tergantung dikantor masing-masing memakai sistem Pola lama atau udah pakai Pola Baru, dimana kedua sistem tersebut berlainan penataannya dimana Sistem Pola Lama memakai Buku Agenda sedangkan Sistem Pola Baru memakai Kartu Kendali.Tapi sekarang kebanyakan memakai Sistem Pola Baru.
Langganan:
Postingan (Atom)
