Rabu, 12 Maret 2008

Arsip Vital

PROGRAM ARSIP VITAL
Pengertian
Vital: sangat penting (KBBI, Jakarta 1988
Arsip : Record is recorded information in any form (AS 4390-1996)
Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensil yg mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat dan harus dilindungi karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan,konsumen dan masyarakat (Ira Penn)
Arsip Vital: Arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi
Arsip vital jika musnah tidak dapat diganti seperti aslinya

* Perkembangan
Terjadinya musibah tsunami dan bencana alam lainnya, menyebabkan banyak arsip vital rusak dan musnah
Perhatian terhadap arsip terutama arsip vital mulai meningkat
SE Menpan RI Nomor :SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor:06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital terhadap Musibah/Bencana

* Perlakuan
Vital=Perlu perlindungan khusus
Contoh anggota tubuh manusia
Meminimalkan faktor kerusakan
Perlindungan arsip vital dimulai sejak penciptaan arsip vital
Melaksanakan Program arsip vital
Program Arsip Vital: Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi perencanaan, pengelolaan dan perlindungan jika terjadi bencana

* Unsur Arsip Vital
Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
Harus ada demi menjamin keabsahan hak dan kewajiban lembaga
Tetap diperlukan untuk peninjauan status hukum/keuangan organisasi
Harus ada demi kebutuhan rekonstruksi organisasi

* faktor 2
Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital
Faktor fisika: suhu/panas, sinar
Faktor kimia: bahan pembuat kertas (asam, lignin)
Faktor biologi: jamur, binatang pengerat, rayap
Faktor bencana alam: banjir, gempa, tsunami, kebakaran
Faktor manusia: kelalaian
Identifikasi Arsip Vital
1. Analisa organisasi/institusi
Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi
Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan utuk membangun kembali informasi/arsip
Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
Bila salah pemanfaatan , kegiatan lambat,
Selalu berhub. dg kebijakan yg menentukan
Bila rusak/ hilang, organisasi menghentikan kegiatannya dan tidak dapat diganti Klasifikasi Arsip menurut Esensinya
Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas 1
Contoh: sertifikat tanah, personal file, hak paten, daftar pemegang saham, ART, formula suatu obat, medical record
2. Arsip Penting
Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang bisa diganti dg biaya mahal
Biasa disebut arsip kelas dua
Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan
Lanjutan:
laporan keuangan, surat perintah, data bank pd komputer
3. Arsip Berguna
Diperlukan bagi kelanjutan operasional
Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas tiga
Contoh: pesanan-pesanan, rekening bank, korespondensi
4. Arsip tidak Berguna
Berguna untuk kepentingan sesaat
Segera musnah setelh ada tindak lanjut
Biasa disebut arsip kelas empat
Contoh: undangan, ucapan terima kasih, iklan
Perencanaan Arsip Vital
Diperlukan jaminan dan dukunga pimpinan tertinggi, perhatian dan dana/anggaran
SDM masing-masing unit kerja- identifikasi arsip vital
Penentuan lokasi penyimpanan:di dalam atau luar organisasi
Penentuan metode perekaman data
Kertas: tahan 200-300 thn (alternatif pertama dl perekaman arsip vital
Pita : tahan 1s/d 7 tahun 9 (kerusakan: lengket)
Mikrofilm: jangka simpan lama, efisien (back up)
Media digital: disket, CD, VCD dst (fragile, tdk tahan lama) 10
Aspek- aspek Pengelolaan Arsip Vital
Seleksi dan prooteksi (analisa organisasi, analisa untung rugi (cost and benefit)
Penyajian dan pelayanan tepat waktu
Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jenis arsip vital (kriteria, perlindungan, penemuan kembali)
Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan, kode akses tertentu



Metode-metode Perlindungan
Penduplikasian (fotokopi, alih media)
Penyebaran/pemencaran (di beberapa lokasi terpisah)
Pemindahan ( ke vital record center)
Penyimpanan data pada tempat khusus: lemari besi tahan api, ruang khusus bawah tanah anti api, tahan gempa






Tujuan Pencegahan terhadap kerusakan
Mencegah kerusakan arsip vital secara efektif dan efisien
Mempermudah koordinasi dalam pelaks. tugas
Memperkecil gangguan thd kegiatan organisasi
Membatasi meluasnya kerusakan
Mencegah kerugian karyawan dan masyarakat
Melindungi hak milik organmisasi spt: sertifikat, saham, bukti kepemilikan-> disimpan di lemari besi
Memperkecil kerugian
Menjamin kelangsungan kegiatan organisasi

Lokasi tempat Penyimpanan
1. Dalam Lingkungan organisasi
* organisasi kecil: lemari tahan api
* organisasi besar: ruangan bawah tanah dengan konstruksi dan peralatan tahan api
2. Di Luar Lingkungan organisasi
* Efisien, murah dibanding di dlm organisasi
* Keamanan lebih terjamin
* Tanggung jawab petugas lebih jelas
Perhitungan pengamanan arsip vital: R=PxC
R= Resiko
P= Probability/ kemungkinanan terjadi ancaman
C= Cost
Penyebab Kebocoran Informasi
1. Faktor Luar (Extern)
- Godaan (janji materi, teror, ancaman)
2. Faktor Dalam (Intern)
- Kurangnya sarana pengaman
- Ketidakjelasan tanggung jawab
- Kelemahan prosedur pelayanan
Tujuan pengamanan informasi:
- Tidak pudar, bisa dibaca oleh pengguna
- Tidak bocor, hanya diketahui yg berhak
- Tidak hilang
- Tidak dipalsukan

Pengamanan Arsip
Metode Perlindungan thd Bahaya Alam dan Manusia
Daftar Induk Arsip Vital
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianKepegawaian
Form Survei Arsip Vital Unit kerja: BagianUmum
Kesimpulan
Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis
Arsip vital perlu dilindungi dari bencana baik alam maupun akibat kecerobohan manusia
Rencana pencegahan bencana perlu disiapkan sedini mungkin
Metode perlindungan arsip vital meliputi penggandaan, pemencaraan, pemindahan
Program arsip vital dievaluasi tiap tahun

Tidak ada komentar: